Administradora: Contratação e boas práticas

Artigo elaborado em colaboração com:                                              

Luiz Roberto Paiva e Domingos Anand

Ser responsável pela gestão de condomínios é uma tarefa complicada e envolve a responsabilidade e coordenação de diversas áreas de conhecimento. Em muitos casos, para tornar a gestão  mais efetiva e otimizar a administração, síndicos e condomínios optam pela contratação de administradoras para auxiliar em algumas tarefas.

Essa contratação é uma maneira eficaz de oferecer um auxílio ao síndico nas tarefas administrativas como a gestão financeira, mas se não tomadas as devidas precauções, o que era para ser uma solução, pode se tornar uma problema.

Desta forma, a relação entre síndico e administradora deve oferecer segurança, transparência e uma boa comunicação. Esta relação entre as duas partes é fundamental para o bom funcionamento da administração do condomínio.

Contratação:

Como você vai perceber ao longo deste texto, a contratação de uma administradora é, no geral, uma estratégia utilizada por muitos síndicos e condomínios para tornar a gestão mais eficiente, mas que apresenta muitos riscos ao condomínio e nem sempre é a opção mais segura. mas quais são as vantagens e desvantagens dessa estratégia?

Vantagens

A ideia de contratar uma administradora é vendida como uma solucionadora de problemas, uma vez que na maior parte do tempo e em muitos aspectos, a administradora retém muito mais conhecimentos das áreas administrativas que o síndico e pode ser responsabilizada por diversas áreas da gestão se determinadas por contrato.

Na maior parte dos casos, a contratação de uma administradora se deve principalmente pela dificuldade de gerir o financeiro do condomínio. Síndicos não familiarizados com a administração de grandes imóveis ou empresas muitas vezes não conseguem manter as contas e folhas de pagamento em dia ou elaborar um planejamento orçamentário e o cálculo de taxas condominiais da maneira correta e podem acabar colocando as contas do condomínio em risco.

Desvantagens

Embora não seja exatamente um risco, o síndico e o condomínio devem estar cientes do custo da contratação de uma administradora. Existem vários custos adicionais associados à contratação de uma administradora, como honorários e nem sempre o custo é vantajoso ou possível para o condomínio.

A principal desvantagem na contratação de uma administradora para o condomínio é a falta de transparência e segurança para o condomínio. Diferente da imagem de solucionadora de problemas vendida, muitas administradoras não oferecem um canal de comunicação e acesso aberto aos síndicos e condomínios, se responsabilizando completamente pela gestão financeira e administrativa.

Isso, de certa forma, pode parecer um alívio no trabalho do síndico, uma vez que ele não precisa se preocupar em lidar com essas demandas, mas abre uma brecha para golpes e  fraudes em nome do condomínio.

Dentre outros, existe a possibilidade de insatisfação dos moradores com a administradora contratada. Essa insatisfação pode ser gerada quando o desempenho da administradora em lidar com as demandas dos moradores não é satisfatória, por exemplo, e podem gerar desavenças e até processos judiciais.

Para evitar riscos, é de suma importância que sejam tomadas medidas preventivas tanto durante a contratação, quanto após. Por exemplo:

Opiniões e avaliações

Existem muitas administradoras de confiança e segurança no mercado, mas nem sempre é simples filtrar a opções para chegar até elas. Sendo assim, o ideal é que o síndico realize uma pesquisa meticulosa sobre o histórico da empresa e, principalmente, opiniões de clientes e ex-clientes e ter mais segurança na hora de tomar uma decisão.

Questões contratuais

Não existe um contrato padrão para a prestação de serviços oferecidos por uma administradora, podendo variar de acordo com leis estaduais ou apenas por decisões internas da própria administradora. É importante que o síndico se atente às determinações contratuais da administradora para com o condomínio e suas obrigações, levando em conta principalmente o que se diz respeito a questões financeiras do condomínio.

Financeiro:

Antes de tomar qualquer decisão, o síndico deve ter o cuidado de questionar e avaliar a maneira com a qual a administradora busca lidar com as contas do condomínio, exigindo transparência e acesso total às informações fiscais com extrato bancário, movimentações e pagamentos realizados.

Serviços oferecidos pela administradora

As administradoras são empresas terceirizadas que prestam serviços administrativos ao condomínio e auxiliam na gestão. Dentre suas atribuições mais comuns estão:

Gestão administrativa e financeira

A gestão financeira costuma ser uma das principais razões que levam a contratação de uma administradora, sendo ela a responsável por gerir a distribuição de verba para o fundo de reservas, contas a pagar, elaborar os demonstrativos de receitas e despesas.

Gestão de RH

A contratação de uma administradora ainda garante maior segurança e qualidade na formação da equipe do condomínio, uma vez que a qualificação dos funcionários é essencial para o sucesso do condomínio. também é de responsabilidade da administradora gerenciar os contratos, folha de pagamento e cumprimento das leis trabalhistas.

Assessoria jurídica

Embora controverso, muitas administradoras oferecem assessoria jurídica ao condomínio e cobrança jurídica dos inadimplentes.

Em alguns casos, a administradora pode se responsabilizar pela elaboração de rotinas de manutenção e limpeza do condomínio, assim como elaboração de assembleias e gerenciamento de comunicação e mediação de conflitos com/dos moradores.

Responsabilidades do síndico.

É  importante destacar que, diferente do que muitos pensam, a contratação de uma administradora não descarta a necessidade de um síndico. Na realidade, a presença e participação do síndico são primordiais para o condomínio, uma vez que ele é o representante legal do condomínio e ainda é responsável por áreas que a administradora não assume.

Prestação de contas

A contratação de uma administradora tira a responsabilidade legal do síndico de realizar a prestação de contas. As movimentações financeiras ficam a cargo da administradora, mas a reunião e justificativa das movimentações para os condôminos ficam sob responsabilidade do síndico, conforme previsto pelo código civil.

Convocações para assembleias

Também previstas por lei, as convocações de assembleias são de responsabilidade do síndico e devem acontecer ao menos três vezes dentro do período que antecede a reunião como determinado por lei e regularizado na convenção do condomínio.

Contratação de seguro

É obrigatória e de inteira responsabilidade do síndico. O síndico é responsável pela contratação do seguro e por levar a discussão de custos aos condôminos para a deliberação de opções.

Controle de manutenções

Embora algumas administradoras ofereçam um planejamento de rotinas de manutenção e limpeza, garantir a realização da  manutenção ainda é de responsabilidade do síndico e deve ser realizada conforme as diretrizes e periodicidades declaradas por lei.

Comunicação e boas práticas

Sendo a administradora responsável por grande parte da gestão do condomínio, é preciso que a comunicação entre ela e o síndico seja transparente, de modo que ambos trabalhem juntos e sem oferecer riscos a nenhuma das partes.

Pensando nisso, antes da contratação de uma administradora, o síndico precisa se atentar a algumas práticas.

Transparência

Tanto a administradora quanto o síndico devem se responsabilizar por compartilharem informações sobre o que está acontecendo no condomínio. Isso envolve o acesso livre a todos os arquivos, documentos, contas, registros de manutenção e etc.

Acesso aos extratos bancários

O síndico deve ter o acesso a todos os extratos bancários referentes às movimentações financeiras em nome do condomínio.

Assinaturas e alçadas

Deve-se estabelecer regras para as movimentações financeiras na conta do condomínio. Normalmente não existe razão para a realização de grandes movimentações, e, caso necessárias, deve-se ter a autorização de mais de uma pessoa para serem realizadas. Tanto a administradora quanto o síndico devem estar cientes dos motivos e destinatários.

Conta pool

Já existiu um momento em que a conta pool oferecia certas vantagens, mas hoje em dia, com o crescimento e fortalecimento das contas digitais, suas vantagens caíram por terra. Além de pouco práticas, as contas pool não oferecem qualquer segurança financeira ao condomínio, tirando a possibilidade de fundo de reservas, avaliação de caixa e pouca ou nenhuma transparência.

Embora as administradoras compartilhem relatórios mensais acerca das movimentações bancárias feitas com o dinheiro do condomínio, nem o síndico nem o condomínio têm acesso aos extratos bancários oficiais da conta. Além disso, a conta pool é criada utilizando o CNPJ da empresa, desta forma,  em caso de falência, o condomínio pode perder todo o dinheiro em caixa.

Muitas administradoras já vem abrindo mão da conta pool e passaram a utilizar mais contas próprias abertas com o CNPJ do condomínio e permitem o acesso e controle do síndico. Essa opção, além de financeiramente viável e transparente, é muito mais segura. Com ela, o saldo do seu condomínio não se mistura com o de outros, o controle e direcionamento do dinheiro fica mais claro e ela ainda proporciona acesso a um fundo de reservas.

Verificações periódicas

Dada a responsabilidade da administradora sobre assuntos de grande importância no condomínio, é essencial que o síndico realize verificações mensais das atividades realizadas pela administradora. Como: solicitação de guias e comprovantes de pagamento das contribuições trabalhistas e previdenciárias dos funcionários.

Auditoria

Como medida de segurança para os condôminos, o recomendado é que seja realizada uma auditoria interna ao menos uma ao ano. Desta maneira, são evitadas situações de desconfiança tanto do síndico quanto da própria administradora e oferece segurança, transparência e confiança aos condôminos.

Relação profissional

É de suma importância que a administradora, o síndico e os condôminos assumam uma postura profissional em relação a administração do condomínio.