Automatize que tudo fica mais fácil

Começo de ano é, para muitos condomínios, momento de eleger um novo síndico e um novo conselho. Normalmente, os candidatos surgem com o tempo, e permanecem ou não na disputa a depender de consultas informais entre a comunidade. Na hora da assembleia, falam coisas que muitos já sabem, defendem suas plataformas e após a eleição entra em vigor uma nova gestão.

Mas, tão logo assume, qualquer novo síndico (especialmente quando não tem experiência anterior) sente-se parcialmente indefeso. São tantos os detalhes com que se preocupar, tantos aspectos a dar atenção! Tantos detalhes, tantos pontos específicos nos regulamentos, tantos detalhes nas leis!

As aptidões que um síndico precisa ter

De forma geral, dá para dividir as aptidões necessárias para um síndico em três.

Primeira, ele tem que ser um contador, uma pessoa que acompanhe e não perca a atenção nos números.

Segunda, ele deve ser um advogado. Deve estar sempre atento aos deveres e direitos de todos os envolvidos, assim como nos regulamentos.

Terceira, ele deve ser um político. Uma pessoa que saiba ouvir, e que perceba o melhor momento para falar. Que tenha também perfil conciliador, mesmo quando precisa usar de sua autoridade.

Como acessar os números financeiros

Para lidar com as contas, os síndicos costumam contar com administradoras. Mas nem sempre consegue-se ter o tempo todo acesso aos documentos do condomínio. Por isso, a administradora muitas vezes utiliza a ajuda de uma administração interna (especialmente em grandes comunidades). Mas mesmo assim muitas vezes o síndico precisa ter acesso mais facilitado às contas. Isso pode ser feito com sistemas automatizados.

Como acompanhar o dia a dia

Os regulamentos internos podem ser guardados em cópias físicas, tanto na administração como com o síndico. Mas muitas vezes os regulamentos precisam ser consultados com as notificações, que podem ser físicas ou não. Quando são informatizadas, fica bem mais fácil para o síndico aprovar certas solicitações e mesmo repensar algumas decisões anteriores. As multas também podem ser avaliadas pelos conselheiros de forma automática, sem precisar gastar tempo excessivo para discuti-las.

Todo dia, um assunto novo

Todo condomínio é quase um ser vivo, sempre com assuntos novos e questões pendentes a serem resolvidas. Essas questões podem ficar claras aos poucos, com o andar da carruagem. Mas muitas outras questões ficam mais claras somente quando chegam alguns pedidos ou surgem algumas ocorrências. Se estes são guardados num sistema automático e seguro, por consulta online, tudo torna-se ainda mais fácil. Ao síndico basta anotar os itens relevantes para discutir na reunião de conselho ou na assembleia.

As questões levantadas numa assembleia devem ser relevantes

É bastante comum, para um síndico sem experiência, passar a ter o dia dominado por questões pequenas. Essas questões são assuntos a serem tratados diretamente com os condôminos, ou mesmo pendências que têm que ser discutidas em assembleia.

Um sistema automatizado serve para separar o joio do trigo. O joio torna-se questão menor, a ser resolvida por meio do próprio sistema, e a atenção passa então a ser gasta no joio, os temas realmente relevantes. Tais como novos gastos, novas propostas, reformas, outros fornecedores, etc.

Toda assembleia bem conduzida resolve muitos problemas. Mas, quando mal conduzida, pode deixar muita dor de cabeça. A organização dos pontos relevantes, e a exclusão dos menores, é uma boa estratégia para evitar confusão desnecessária.

Já pensou nas vantagens de organizar o financeiro, o dia a dia e as ocorrências, veja mais aqui