Calendário do Síndico

Se tem algo extremamente importante para um síndico é ter as suas tarefas organizadas, principalmente se for mês a mês.

Com a correria do dia a dia não podemos confiar apenas em nossa memória, até porque o síndico tem inúmeras atividades para realizar durante o ano, o que pode ser um grande desafio para os síndicos.

Hoje em dia, a tecnologia vem proporcionando diversos benefícios e o síndico pode contar com uma plataforma para condomínios para ajudar a organizar as suas tarefas.

Os aplicativos são muito fáceis de serem utilizados e podem ser acessados a qualquer momento e lugar, através de um smartphone, tablet ou desktop. Isso faz com que a rotina administrativa do síndico se torne muito mais simples e eficiente.

Porém, com uma boa estratégia para organização e a criação de um calendário do síndico pensado mês a mês para atender as necessidades do condomínio, é possível facilitar esta tarefa.

Com um calendário anual, o síndico poderá visualizar todas as áreas que precisam da sua atenção e planejar as tomadas de decisões necessárias.

Quando usado corretamente, o calendário do síndico tem o poder de ajudar a antecipar demandas, além de manter a organização da gestão condominial. Ou seja, são diversos benefícios.

Porém, quais são os primeiros passos para montar um calendário do síndico?

Pensando na dúvida acima, resolvemos separar algumas sugestões de tarefas que podem estar no calendário, mês a mês.

Organização calendário do síndico mês a mês

A melhor coisa que você pode fazer no momento de começar a planejar o seu calendário do síndico é colocar todas as tarefas importantes no papel, para depois passar para um aplicativo para condomínios, por exemplo.

A seguir, você vai conferir uma lista de tarefas importantes para a gestão condominial e que podem estar no seu calendário. Elas são apenas algumas ideias para que você possa começar a organizar as suas ideias.

Mês de Janeiro

Assembleia Geral Ordinária Essa é a mais importante e oficial reunião de condomínio, tendo a sua realização obrigatória e que deve ocorrer entre os meses de janeiro e março. Portanto, o ideal é que você planeje logo quando ela será realizada.

Em janeiro muitas pessoas do condomínio estão de férias, se esse for o caso em seu condomínio é melhor pensar em agendá-la para fevereiro ou março.

Além disso, a realização da Assembleia tem seu principal objetivo na prestação de contas do condomínio. Logo, o quanto antes você conseguir realizá-la melhor, pois nela você deverá aprovar as contas do ano anterior e também definir a previsão orçamentária do ano atual e lembre-se que hoje em dia a Assembleia pode ser feito em modo virtual ou híbrida.

Vale dizer que em alguns condomínios, esta reunião também serve para fazer a eleição para síndico.

Mês de Fevereiro

Entrega de documentos - DIRF e RAIS Todo condomínio precisa fazer a entrega dos da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) até o dia 28 de fevereiro.

A não entrega - que é obrigatória - pode gerar multas. Portanto, é muito importante que esteja no calendário do síndico.

Lavagem da caixa d'água Durante o mês de fevereiro é recomendável fazer a primeira lavagem do ano da caixa d'água.

Essa lavagem deve acontecer pelo menos duas vezes por ano nos condomínios e a primeira pode ser feita em fevereiro porque assim é possível se preparar um maior uso de água durante o período com altas temperaturas.

É fundamental que um síndico dedique-se para preservar a qualidade da água, sendo a lavagem da caixa d'água uma das principais atividades para atingir esse objetivo.

Para realizar essa tarefa da melhor maneira possível, é importante que uma empresa especializada seja contratada para fazer a limpeza. Dessa maneira, o síndico fica mais tranquilo sabendo que o trabalho será feito de maneira profissional e segura.

Vale dizer que o síndico é responsável por avisar os residentes sobre a data que acontecerá a limpeza da caixa, pois ficarão sem abastecimento de água.

Mês de Março

Primeira manutenção do jardim Depois de passarmos por um período com os dias mais quentes, é o momento de cuidar do jardim, já que ele deve receber a manutenção necessária para aguentar o período frio que virá nos próximos meses.

Não fazer a manutenção do jardim ou fazê-la de maneira incorreta pode provocar muitos problemas - e custos. Isso porque pode ser necessário ter que fazer a recolocação do jardim, o que acabará provocando um grande gasto para o condomínio.

Assim como a limpeza da caixa d'água, a manutenção do jardim também deve ser feita por profissionais, que saberão corretamente como cuidar das plantas para que não seja necessário refazer toda a área.

Mês de Abril

Realização da inspeção predial O estado geral do condomínio deve ser avaliado e isso é feito durante a inspeção predial, que é extremamente importante.

Para que isso seja feito, técnicos deverão ser os responsáveis por avaliar todos os aspectos de segurança do prédio, além de questões como:

Estado de conservação;
Funcionalidade;
Vida útil;
Desempenho e assim por diante.

Após fazer todas as análises necessárias, esses técnicos terão um diagnóstico - chamado de vistoria ou checkup. Com ele, é possível reduzir os riscos de acidentes no prédio, além de contribuir para que um bom planejamento seja feito para manutenções e reformas.

Essa inspeção deve ser feita no mínimo uma vez por ano e é importante que aconteça antes de realizações de obras, que geralmente acontecem durante o mês de maio. Dessa maneira, possíveis problemas já poderão ser reparados durante o período de reformas.

Realização da primeira dedetização A dedetização predial deve acontecer pelo menos duas vezes no ano, da mesma maneira que ocorre com a limpeza de caixa d'água.

E a dedetização feita durante o mês de abril ajuda a prevenir as pragas e insetos que são mais comuns em meses com temperaturas menores.

Para a realização desse serviço, também é importante que o síndico entre em contato com uma empresa especializada para que a dedetização seja feita de maneira segura e eficaz.

Mês de Maio

Realização de obras Geralmente, durante o mês de maio ocorre um menor volume de chuva em grande parte dos estados brasileiros. Portanto, os síndicos aproveitam o momento para realizar obras no condomínio.

Essas obras podem ser grandes, como manutenção de elevadores, ou mais simples, como restauração de rachaduras. Outras possíveis obras durante o mês são:

Reforma da área da piscina;
Reforma da academia;
Reparos de infiltrações;
Pintura de paredes;
Manutenção do playground e muito mais.

Mês de Junho

Definição de atividades recreativas Condomínios que possuem áreas comuns muito espaçosas precisam estar preparados para o período das férias escolares. Durante este período, as crianças estarão em casa e vão querer brincar nas áreas comuns. Portanto, é fundamental que essas áreas estejam com a manutenção em dia.

Além disso, é interessante que o condomínio tenha atividades recreativas, como:

Campeonatos;
Brincadeiras;
Área com jogos e assim por diante.

Tudo isso deve ser colocado em prática pensando na segurança das crianças.

Mês de Julho

Planejamento de ações para segurança Segurança do condomínio é um assunto muito importante e que sem dúvida precisa ter destaque no calendário do síndico.

Manter o condomínio protegido e seguro é uma responsabilidade de todos, o que inclui síndico, moradores e funcionários.

Pensar em campanhas de conscientização de segurança e espalhar a comunicação pelas áreas comuns é uma boa opção para manter o condomínio seguro, e isso pode ser feito durante o mês de julho.

Mês de Agosto

Atenção redobrada na manutenção da piscina Já falamos que o mês ideal para realizar obras é o de maio, mas, caso você queira, pode deixar para fazer a manutenção da piscina durante o mês de agosto.

Essa manutenção deve ser feita pelo menos 1 vez no ano, inclusive, caso não seja feita, pode provocar a perda da piscina.

Mas, por que fazer durante o mês de agosto?

Durante este mês, o tempo normalmente está mais frio e, por esse motivo, as pessoas utilizam menos a piscina.

No momento de fazer a manutenção, é importante ter atenção a alguns detalhes, sendo os principais deles:

Atenção aos azulejos, verificando se tem algum solto;
Qual é o estado do deck (caso tenha);
Se existem vazamentos;
Condições do filtro.

Ao ter atenção a todas as questões acima e fazer uma boa manutenção da piscina, o síndico a deixará pronta para o período mais quente que se aproximará nos próximos meses.

Mês de Setembro

Segunda manutenção do jardim No mês de março o síndico vai fazer a primeira manutenção do jardim e ela pode se repetir durante o mês de setembro.

Isso porque esse é o período em que recebemos a primeira, ou seja, é importante trabalhar a área para que as plantas possam crescer de maneira saudável.

Além disso, com o trabalho de um profissional de jardinagem, o jardim será preparado para dias mais quentes.

Mês de Outubro

Realização da segunda dedetização Você pode fazer a segunda dedetização do prédio durante o mês de outubro. Porém, agora, terá o foco em pragas que são mais comuns em dias mais quentes.

Vale lembrar que assim como na primeira dedetização do condomínio, nessa segunda também é fundamental contar com o trabalho de um profissional.

Realização da segunda lavagem da caixa d'água Outra coisa que você pode aproveitar para fazer durante o mês de outubro é a segunda lavagem da caixa d'água.

Lembre-se, essa lavagem deve ser feita duas vezes durante o ano. Portanto, ela deve se repetir no calendário do síndico.

Mês de Novembro

Manutenção de para-raio Com a alta das temperaturas durante o mês de novembro, é muito importante que o síndico verifique como estão os para-raios do condomínio.

Portanto, mais uma vez, é fundamental contar com o trabalho de um profissional para ter certeza de que o para-raios estará funcionando bem.

Decoração para festa de final de ano Novembro é o mês ideal para começar a colocar a decoração das festas de final de ano, principalmente do natal.

Portanto, síndico, deixe marcado no seu calendário no papel ou no sistema para condomínio, em novembro você já pode despertar o espírito natalino.

Mês de Dezembro

Planejamento de férias de funcionários Durante o mês de dezembro você pode começar a fazer o planejamento das folgas e férias dos funcionários.

Ou seja, no último mês do ano você já pode organizar todo o próximo calendário já pensando nas folgas e férias que precisará liberar para os seus funcionários.

Conclusão

Ter um calendário do síndico é muito importante para que seja possível ter em mente quais são as principais tarefas a serem realizadas em cada mês.

Claro, as opções que citamos acima são apenas algumas que podem fazer parte do seu calendário. Porém, esperamos que elas te ajudem a dar os primeiros passos no planejamento do calendário.