Como fazer a previsão orçamentária do seu condomínio

Você tem dúvidas sobre como fazer previsão orçamentária em condomínio? Se a resposta foi sim, este artigo poderá te ajudar!

Ao final de cada ano, muitos síndicos direcionam seu foco para o futuro e começam a preparar o orçamento anual dos próximos meses.

Embora o orçamento seja, sem dúvida, um dos aspectos mais desafiadores de atuar como síndico, não é impossível.

Como em qualquer tarefa difícil, é útil abordá-la em diferentes estágios e dar um passo de cada vez.

A maneira mais proativa de garantir que os moradores não sejam pegos de surpresa sendo chamados para uma assembleia emergencial para aumentar o valor do condomínio é olhar para seu fundo operacional e, ao mesmo tempo, certificar-se de que possui patrimônio líquido suficiente, caso ocorram despesas imprevistas.

Seu orçamento visa garantir que você esteja adequadamente preparado para o ano. Porém, estamos falando de uma previsão e não de uma certeza. Portanto, imprevistos podem acontecer e também é importante estar preparado para isso.

Então, como conseguir fazer um orçamento para o próximo ano e ainda pensar em possíveis emergências que podem acontecer?

Continue lendo para conferir algumas dicas úteis sobre como fazer previsão orçamentária em condomínio!

Os passos iniciais para fazer previsão orçamentária em condomínio

Uma previsão orçamentária em condomínio é composta principalmente por duas seções: uma seção operacional e uma seção de reserva.

O lado operacional requer que você comece em um ponto de base zero. Isso significa examinar seus contratos fixos, que são aqueles contratos aos quais você está legalmente obrigado, seguidos por projetos especiais e outras despesas.

Manter uma reserva
Não é aconselhável administrar um condomínio usando métodos não profissionais e é muito importante que tenha uma reserva financeira.

Pois, se houver algum imprevisto no condomínio, geralmente a quantidade de dinheiro necessário para solucionar o problema é alta, e a reserva fornece ao condomínio segurança e mostra uma administração responsável.

Muitas pessoas atualizam o estudo de reserva depois de muitos anos, mas muita coisa pode mudar em apenas um ano. Uma reforma urgente pode ser necessária, por exemplo.

O que é um fundo de reserva?
É uma conta de reserva baseada principalmente em dois fatores:

É um fundo para despesas futuras planejadas
É um fundo para despesas inesperadas como: um elevador quebrado, vazamento em uma coluna de água ou uma infiltração na piscina, por exemplo.

Os principais fatores que um síndico deve considerar ao planejar um fundo de reserva incluem:

Quando é necessário fazer manutenções no condomínio;
A capacidade de obter financiamento;
A taxa de retorno do investimento;
O impacto financeiro sobre os proprietários.

Os fundos de reserva são diferentes dos fundos operacionais, que são os fundos usados para pagar luz, água, funcionários, pequenos reparos, remoção de lixo, seguros e todas as despesas do dia a dia necessárias para manter o condomínio operando normalmente ao longo do ano.

Siga as suas regras de reserva de orçamento
Existem muitas regras sobre quando você pode ou não gastar dinheiro em reservas e é importante seguir esses itens.

Alguns síndicos usam apenas reservas para telhados, pinturas e assim por diante. No entanto, esse dinheiro pode ser usado para fins diferentes, desde que seja uma emergência.

É uma boa ideia consultar um advogado para saber que porcentagem dos proprietários das unidades precisa estar presente para incluir as reservas no orçamento da associação do condomínio.

Se você deixar de envolver os proprietários das unidades no processo, poderá se deparar com um processo inesperado. É importante obter um voto formal dos proprietários antes de incluir reservas no orçamento.

Auditoria
É importante que exista uma auditoria anual com verificações de terceiros. Isso significa que você deve envolver advogados, analisar faturas e atas de reuniões para se certificar de que tudo está correto.

O síndico pode fazer os relatórios financeiros e resumir. Porém, as auditorias e revisões devem ser conduzidas por um contador público externo certificado.

Escolha de fornecedores
Uma das responsabilidades do síndico ao preparar um orçamento é selecionar fornecedores.

Embora você possa ficar tentado a aceitar os lances mais baixos dos fornecedores, é melhor optar pelo mais experiente primeiro.

Seja prudente, contrate seus fornecedores e considere diferentes opções. Às vezes, você pode dizer, olhando para o nome de uma empresa, que eles não são legítimos.

Não se esqueça de verificar itens como seguros e outras medidas de proteção de seus fornecedores.

Dicas para novos síndicos
Se você estiver iniciando como síndico de um condomínio que tem muitos problemas de dívida, a melhor coisa a fazer é conduzir uma revisão completa da situação para descobrir uma maneira eficiente de avançar.

Claro, você precisa se educar como síndico e há muitos recursos que você pode usar, especialmente de organizações de associações.

Como criar previsão orçamentária em condomínio
Aqui estão algumas dicas sobre como criar uma previsão orçamentária em condomínio, com base em todas as informações fornecidas neste artigo até agora:

Faça um orçamento: muitos síndicos ainda caem na armadilha de não criar um orçamento na preparação para o ano seguinte. É importante manter uma data regular para a revisão do orçamento. Lembre-se de que os custos não permanecerão os mesmos ao longo dos anos.
Reveja o histórico: veja o histórico financeiro do condomínio. Sempre revise os dois últimos planos de orçamento para entender completamente onde você está e onde deseja que o condomínio esteja. Compare orçamentos mensais e anuais e tome providências para garantir ajustes orçamentários precisos.
Priorize projetos: todos os projetos ou reparos futuros devem ser priorizados de acordo. Você deve diferenciar entre as necessidades e desejos dos residentes do condomínio, principalmente antes de explorar qualquer proposta de embelezamento do local.
Atenção aos aumentos nos serviços públicos: os custos com gás, eletricidade e água estão sempre aumentando. É por isso que é uma boa ideia pesquisar as taxas locais e municipais para estar preparado quando os custos dos serviços públicos aumentarem.
Contratos com fornecedores: você deve garantir um orçamento adequado para todos os provedores de serviços mensais. Não deixe de entrar em contato com o empreiteiro da piscina e a empresa de paisagismo, por exemplo, para saber se eles planejam aumentar ou diminuir os valores cobrados.
Reservas de orçamento: ao preparar o orçamento, um síndico deve garantir que uma fração de sua receita vá para a conta de reserva. O valor real pode variar para cada condomínio. Não ter reservas orçamentárias pode forçá-lo a solicitar avaliações da verba do condomínio no futuro. Uma boa regra é se preparar para pelo menos duas grandes falhas de equipamento ao mesmo tempo. Por exemplo, a substituição do telhado e o conserto do elevador.
Calcule os custos legais e de cobrança: as taxas legais e de cobrança podem aumentar muito rapidamente, mas isso depende da estratégia de cobrança do seu condomínio. Para obter os melhores resultados, verifique seu sistema atual para ver se há melhorias que você possa fazer.
Avaliações para projetos especiais: se o seu condomínio está com dificuldades para cobrir despesas devido a problemas de fluxo de caixa, você precisa aumentar o número de avaliações do orçamento. Lembre-se de que existem as avaliações especiais, que são apenas isso; especial! Elas não foram feitas para pagar as contas do condomínio, por exemplo. Elas são destinadas principalmente para necessidades urgentes ou em caso de emergências - não para pagar a conta de luz.
Mantenha o foco: muitos síndicos lutam para cumprir um orçamento anual porque querem melhorar o paisagismo, mudar a cor da fachada do condomínio, introduzir sistemas de segurança novos e aprimorados, etc. No entanto, é importante lembrar que você montou um orçamento por um motivo e deve tentar segui-lo ao longo do ano.
Se necessário, solicite a ajuda de um profissional: caso você esteja com dificuldades para fazer a previsão orçamentária do seu condomínio, procure pela ajuda de um profissional. Dessa maneira, poderá tirar todas as suas dúvidas e ter certeza de que estará planejando uma previsão que atenderá as necessidades do condomínio durante todo o ano.

Conclusão
Criar uma previsão orçamentária em condomínio é essencial para manter as contas em dia, com responsabilidade fiscal. Mesmo condomínios com dificuldades podem alcançar aptidão financeira em um curto período de tempo, fazendo apenas pequenas alterações.

Para obter os melhores resultados, é aconselhável começar a trabalhar no seu orçamento a partir do terceiro trimestre, em vez do quarto, para o ano seguinte. Quanto mais cedo melhor.

Para finalizar o artigo, vale dizer que para estabelecer a previsão orçamentária, é necessário que ela seja aprovada na Assembleia Geral Ordinária, que é realizada anualmente nos condomínios.

Porém, se o condomínio estiver com problemas financeiros, uma assembleia extraordinária pode ser convocada pelo síndico para falar sobre o assunto, em qualquer período.

A previsão só deverá ser definida com a maioria dos votos das pessoas presentes. Para apresentar os dados, o síndico deve estar familiarizado com o material que foi levantado.

Apenas dessa maneira os moradores se sentiram seguros sobre o dinheiro que será investido e como ele é necessário para manter o funcionamento do condomínio.

Se você seguir as dicas fornecidas neste artigo e continuar a avaliar e ajustar ao longo do tempo, provavelmente o seu condomínio prosperará e problemas financeiros serão evitados.