Como fazer sua primeira assembleia virtual com sucesso: 7 dicas para o seu sucesso

Como fazer sua primeira assembleia virtual com sucesso: 7 dicas para o seu sucesso!

Se você está com dúvidas sobre como fazer sua primeira assembleia virtual, precisa conferir as 7 dicas de sucesso que separamos!

A assembleia de condomínio nada mais é do que uma reunião onde geralmente se é discutido e feito aprovações sobre algumas questões comuns. Vale dizer que todo condomínio tem o dever de comparecer a assembleia.

No entanto, nem sempre os condôminos podem participar de todas as assembleias. E isso acaba sendo um problema para o síndico, já que o morador acaba não participando da reunião para tomada de decisões importantes.

Para solucionar este problema, existe uma solução: a assembleia virtual.

Por mais que algumas pessoas não concordarem com esta opção, desde o ano passado, os síndicos precisam buscam por uma solução para a realização da reunião, já que foi necessário evitar aglomerações com o objetivo de reduzir os casos de Covid-19.

E, mais uma vez, a melhor solução possível para a situação foi a implementação de assembleia virtual nos condomínios.

Uma assembleia de condomínio é realizada para colocar todos os condôminos na mesma página.

Por esse motivo, é tão importante que todos participem para saber o que está sendo feito no condomínio, além de tomarem decisões e aprovações para ações futuras.

Mas, afinal de contas, como fazer uma assembleia virtual?

Continue a leitura para conferir algumas dicas importantes e que te ajudarão a entender como fazer sua primeira assembleia virtual!

Dicas para fazer uma assembleia virtual com sucesso

Antes de conferir as 7 dicas para fazer uma assembleia virtual, é importante compreender que é necessário convocar os moradores em conformidade com o Art. 1.354 do Código Civil.

No Art. 1.354 está claro que "a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião."

Os condôminos devem ser avisados sobre a data, hora e local que a assembleia será realizada, bem como o que será pauta.

Dito isso, aqui estão algumas dicas importantes para você fazer a sua primeira assembleia virtual de maneira eficiente.

Escolha 1 ou 2 temas simples
Quanto mais temas você tratar na assembleia virtual, maiores serão as dúvidas e as chances dos condôminos se confundirem.

Além disso, é muito importante ter muita clareza nos itens da pauta. Dessa maneira, se os moradores tiverem dúvidas, não terão vergonha de perguntar para poder tomar uma decisão.

Portanto, além de escolher apenas 1 ou 2 temas simples, também é essencial ter muita clareza no texto e nas opções para voto.

Os itens da pauta também precisam ter os detalhes necessários. Ou seja, deixe bem claro o que será votado.

Inclusive, você pode incluir imagens, fotos e o que julgar necessário para deixar as informações mais claras. Com isso, deixará os moradores mais seguros e confortáveis para tomar as suas decisões.

Vale dizer que isso vale tanto para assembleia virtual quanto presencial. Quanto mais claro for o compartilhamento de informações, melhor será para todos os que estão participando da reunião.
Faça uma assembléia de teste com todos os moradores
Para que todos possam participar da reunião virtual sem ter problemas técnicos no dia, é importante realizar uma assembleia de teste.

Dessa forma, você poderá explicar a todos os moradores como devem fazer a conexão e como a assembleia virtual funcionará.

Vale lembrar que não são todas as pessoas que têm facilidade em lidar com a tecnologia, principalmente quando se trata de idosos.

Portanto, ofereça a sua ajuda e deixe bem claro sobre como a assembleia virtual funciona e tire as dúvidas dos moradores durante o teste.
Siga todos os ritos previstos em seu regimento
No momento de realizar uma assembleia virtual é fundamental que você siga todos os ritos previstos em seu regimento.

Tenha atenção desde a convocação para a assembleia até a apuração e resultado da votação.

Lembre-se que todos os ritos devem ser seguidos assim como acontece na assembleia presencial.
Se possível ofereça uma opção de voto impresso, ou por computador no salão de festas por exemplo
Ao finalizar a assembleia virtual, todos os votos deverão ser coletados, assim como acontece de maneira presencial.

No entanto, como a assembleia virtual é feita de maneira online, é muito importante deixar claro como a votação acontecerá.

Se possível, disponibilize a opção de voto impresso. Você também pode oferecer a opção de voto por computador no salão de festas, por exemplo.

Vale deixar claro que cada unidade do condomínio pode dar um voto em cada pauta que for levantada.

Portanto, certifique-se que não existem votos repetidos, já que mais de uma pessoa que mora na mesma unidade pode querer votar na mesma pauta já votada por outro membro.
Defina claramente a pauta e como será o funcionamento da apresentação
Como citado brevemente no primeiro item, é importante não escolher muito temos e também deixar a pauta muito clara para todos os moradores.

Porém, também é fundamental explicar como será o funcionamento da apresentação, bem como a seção de perguntas e respostas.

Tudo isso deve ser previamente definido e esclarecido no momento da assembleia virtual.

Quanto mais claras forem as informações, menos dúvidas os moradores terão e mais eficaz será a reunião.
Grave a assembleia
O formato de assembleia virtual proporciona diversos benefícios tanto para os síndicos quanto para os moradores.

E uma dessas vantagens é a possibilidade do síndico gravar a reunião pelo seu próprio computador.

Dessa maneira, é mais fácil para que ele consiga compartilhar o material com os condôminos que não puderam participar.
Publique rapidamente a ata para não gerar dúvidas
Por mais que a assembleia seja gravada, isso não significa que a ata deve ser excluída, pelo contrário.

O documento e as assinaturas dos condôminos podem ser realizadas por meio eletrônico - ou de maneira física posteriormente. Inclusive, alguns aplicativos podem te ajudar nessa tarefa, que são voltados para assinatura eletrônica.

Portanto, assim que finalizar a ata, é muito importante que ela seja publicada rapidamente para que não gere dúvidas entre os moradores.

Conclusão
As assembleias são muito importantes nos condomínios e não podem deixar de serem feitas.

Porém, devido a pandemia de coronavírus e a necessidade de manter o isolamento social, os síndicos precisaram buscar por uma solução para a realização da reunião, sendo a assembleia virtual a solução para esse problema.

Hoje em dia, muitos condomínios já se adaptaram à assembleia virtual. Porém, alguns síndicos ainda estão passando por essa fase. Enquanto isso, outras pessoas ainda nem conseguiram aplicar essa solução.

Neste artigo, você conferiu 7 dicas de sucesso para fazer a sua primeira assembleia virtual e esperamos que elas realmente te ajudem a dar os primeiros passos em direção a essa solução que provavelmente permanecerá, mesmo após o fim da pandemia.

Veja mais sobre este tema: