Encomendas em condomínios - Como fazer a gestão
As pessoas estão cada vez mais realizando compras online e isso está fazendo com que as encomendas em condomínios precisem de uma boa gestão, para que assim possíveis problemas sejam evitados.
Se isso já estava exigindo uma dedicação maior dos condomínios, devido a pandemia de Covid-19, esse cuidado passou a ser redobrado, já que o volume de encomendas - e delivery - se tornou muito maior.
Com esse cenário, é muito importante que os condomínios tenham uma atenção especial, além de regras claras e cautela. Em alguns prédios, a guarita parece um grande hub logístico. Além do fluxo de correspondência tradicional de todos os moradores.
E as correspondências devem ser entregues o mais rápido possível aos destinatários, já que ninguém quer perder o prazo de uma conta ou boleto, por exemplo.
Aliás, extravio é um assunto muito delicado e sério em condomínios. Inclusive, dependendo da situação, o condomínio pode ter que arcar com os prejuízos dos destinatários da correspondência.
Quer saber mais sobre gestão de encomendas em condomínios? Continue a leitura e confira algumas dicas que separamos!
##Dicas sobre gestão de encomendas em condomínios##
É muito importante que o prédio estabeleça regras por escrito no registro interno do condomínio, que devem ser decididas pelos condôminos na realização de assembleias, para que assim o procedimento seja legitimado e implementado.
Fazer uma boa gestão de encomendas em condomínios é essencial para evitar possíveis problemas, como o de extravio. Para que isso não aconteça, é fundamental tomar as devidas medidas, e algumas delas são:
Estabeleça as regras
As regras e uma boa comunicação em condomínios são essenciais para garantir que ocorram condutas corretas e uma gestão transparente. Portanto, para que todos saibam como agir com as encomendas que chegam, é necessário estabelecer algumas regras e informá-las de forma clara.
Elas podem incluir determinadas especificações, como:
- O tamanho máximo permitido de entregas;
- O prazo máximo de retirada na portaria;
- Comprovante de recebido que deve ser assinado pelo morador, entre outros.
Para fazer isso, convoque uma assembleia para que possam tratar o assunto e, dessa maneira, manter o condomínio organizado, com uma boa gestão de encomendas e uma ótima convivência entre todos.
Capacite os funcionários
Como os funcionários são responsáveis por receber as encomendas, eles precisam estar capacitados para fazer isso seguindo as regras do condomínio. Além de seguir as normas, eles também devem ser orientados sobre como proceder corretamente.
Além de disponibilizar treinamento, é recomendado fixar recados na portaria. Também é necessário ressaltar que o cumprimento das normas não assegura somente um trabalho correto, mas também é fundamental para garantir que eles mesmo não sejam responsabilizados em casos de problemas.
Defina o prazo para retirada na portaria
Definir um prazo máximo para a retirada de encomendas e correspondências na portaria é uma maneira eficaz de manter a gestão de entregas. Além disso, também é fundamental determinar um local específico para que as encomendas sejam armazenadas até que sejam retiradas pelo destinatário.
Vale deixar claro que esse espaço deve ser restrito. Isso significa que apenas os funcionários com autorização poderão frequentar o local. Além de ajudar com a organização, isso também proporciona segurança no processo de recebimento e retirada de encomendas.
Solicite que os moradores comuniquem a chegada de encomendas
Quando definir as regras, é importante que você tenha uma para que os condôminos comuniquem previamente à portaria sobre encomendas, principalmente as que possuem alto valor, que sejam muito pesadas ou muito grandes.
Com isso, os funcionários estarão cientes e prontos para receber o item, sabendo exatamente como devem proceder para que ele seja armazenado até que o dono o retire.
Caso ocorra algum problema com o item, é necessário procurar rapidamente o responsável pelo recebimento da encomenda. Ele deverá o que aconteceu. Se for algo grave, o síndico deve intervir e solucionar a situação de acordo com as regras do condomínio. Caso seja necessário, também pode convocar uma reunião para tomar uma decisão sobre a situação.
Conclusão sobre gestão de encomendas em condomínios
Quando se trata de encomendas em condomínio, é fundamental ter muita cautela para evitar possíveis problemas para os seus funcionários, além de evitar causar frustrações dos moradores.
Prezar por uma ótima gestão de recebimento e também de entrega de encomendas é algo muito importante em um condomínio.
Esperamos que com nossas dicas, você consiga encontrar o equilíbrio entre a comodidade dos condôminos e a segurança de que suas encomendas e correspondências serão entregues sem nenhuma situação desagradável.
Vale dizer que muitos condomínios utilizam plataformas de gestão para que todos os processos sejam realizados da melhor forma possível, o que também pode incluir a organização do fluxo de entregas.
Esperamos que você tenha gostado do nosso conteúdo e que, a partir de agora, esteja mais claro sobre como fazer uma boa gestão de encomendas em condomínios e tornar o processo agradável para todos!