Planejamento Anual de Manutenção

O início do ano é uma época essencial para a organização do seu condomínio, pois é em janeiro que deve ser elaborado um Planejamento Anual de Manutenção.

Quando se trata de manutenções, esse planejamento não só é essencial para garantir a efetividade de sua administração, como é exigido por lei. A Norma ABNT NBR 5674, regulariza e determina os protocolos, diretrizes e registros que devem ser realizados no condomínio.

Para garantir que esteja tudo dentro dos conformes e você não tenha nenhum problema com as questões legais de seu condomínio, continue acompanhando esse post.

• Obrigações da construtora
• Levantamento de demandas
• Determinação de prioridades
• Periodicidade
• Checklists
• Aprovação em assembléia
• Registros e documentação
• App para controle manutenção

Obrigações da construtora

Para condomínio recentemente entregue, é importante se ter o conhecimento de que, como consta no Artigo 618 do Código Civil, a construtora é responsável por arcar com a responsabilidade e custos de obras corretivas, em caso de defeito ou vício,  dentro do período de 5 anos após a entrega do imóvel.

Também é previsto por lei o fornecimento de um manual de uso e operação ao condomínio pela construtora. Este manual deve conter informações e orientações para o manuseio e manutenção do condomínio, assim como a expectativa de vida dos sistemas e equipamentos. A utilização deste manual deve ser feita para a elaboração do Planejamento Anual de Manutenção do condomínio.

Levantamento de demandas

Em casos de condomínios mais antigos, que não mantiveram ou tiveram acesso a um Manual de Uso e Operação fornecido pela construtora, é indispensável a realização de uma Inspeção Predial completa.

A Inspeção deve ser realizada por empresas ou órgãos especializados e regularizados pelo IBAPE/SP, e tem como objetivo avaliar e identificar possíveis problemas estruturais e de manutenção no condomínio. Isso permite que o síndico ou administrador falhas na rotina de preservação que devem ser solucionadas, maior compreensão das necessidades do condomínio e possibilita a elaboração de um plano de ação completo.

Mas atenção! O síndico precisa estar sempre atento às normas e leis que regulam a inspeção predial onde o condomínio se encontra. As exigências legais definidas para a inspeção podem variar de acordo com com as leis e normas das cidades e estados.

Determinação de prioridades

Para determinar a prioridade na aplicação de manutenções e obras, o síndico deve estar atualizado com as informações recolhidas pela inspeção predial e, acima de tudo, informado sobre a periodicidade e necessidade determinadas por lei.

Com essas informações reunidas, o síndico deve desenvolver o Planejamento de Manutenção seguindo um calendário e plano de ação.

Uma maneira fácil de definir prioridades é usando a Matriz GUT.

G = Gravidade,
U = Urgência,
T = Tendência

Problemas estruturais que coloquem em risco a segurança do prédio e moradores, por exemplo, devem ser assumidos como urgentes.

Veja mais aqui

Periodicidade

O planejamento anual deve incluir a elaboração de um calendário mensal de manutenções preventivas, garantindo a periodicidade ideal para cada espaço e equipamento do condomínio. Por exemplo:

Diariamente: Verificação de limpeza das áreas comuns, câmeras de segurança e saídas de incêndio.

Semanalmente: Medição de PH da piscina, sistema de incêndio e verificação de abastecimento dos geradores.

Mensalmente: Vistoria de pára-raios, limpeza do sistema de escoamento de água e esgoto.

Semestralmente: Limpeza de caixa d'água,

Anualmente: Inspeção predial, recarga de extintores de incêndio, limpeza do poço dos elevadores.

Checklists

Para garantir que as devidas manutenções sejam completamente realizadas e em seus períodos ideias, o recomendado é que sejam elaboradas e utilizadas checklists de verificação para para uma das áreas e atividades de manutenção do seu condomínio.

Desta forma, o zelador ou manutencista, assim como o próprio síndico tem controle total sobre efetividade e a qualidade do que foi realizado, além de garantir o registro das atividade de rotina.

Acesse a Biblioteca do Síndico

Aprovação em assembléia

O Planejamento de manutenção deve ser apresentado e aprovado na Assembléia Geral Ordinário no início do ano, ou mandato de um novo síndico. Os moradores devem estar cientes e de acordo com as obras, manutenções, mudanças e períodos, sendo notificados sempre que uma obra for acontecer.

Lembrando que, caso uma manutenção ou obra seja de natureza urgente , a aprovação em assembleia não é necessária, visto que o problema pode afetar a segurança ou saúde dos moradores.

Registros e documentação

Para evitar conflitos e garantir a organização para futuros planejamentos, o ideal é que o síndico ou administrador mantenha registros de todas as manutenções pendentes, em andamento e finalizadas.

A questão financeira também deve ser levada em conta. Registros de contratação de prestadores de materiais, equipamentos, funcionários e prestadores de serviço ou empresas devem ser registrados. Esta documentação possibilita um próximo planejamento e, em caso de troca de síndico ou vista a necessidade de avaliação fiscal, nenhuma despesa fica sem justificativa.

App para controle de manutenção

Por fim, para garantir que seu planejamento de manutenção e seus registros e documentos estejam organizados e sempre a mão, é indispensável o uso de um aplicativo para controle de manutenção.

Nossa indicação é o uso do App da Manu. Este app é muito fácil de usar e todos os dados ficam armazenados em nuvem. Você tem agendamentos, registro de ordem de serviço, checklists que te auxiliam a deixar tudo em dia e organizado.

O app desenvolvido pelo Organize meu Condomínio foi completamente pensado em facilitar a vida do síndico e tem foco total em manutenções. Com ele você tem controle total da manutenção de cada condomínio de sua carteira, caso atue como síndico profissional.

Usar um app de controle de manutenção é a melhor maneira de conferir e comprovar que a manutenção do condomínio está em ordem.