Preparação para uma assembléia de sucesso
Assembléia geral
Como já é de conhecimento geral, a assembleia do condomínio é a reunião dos proprietários de imóveis daquele empreendimento para o debate e exposição de assuntos relacionados à administração e convivência do condomínio e podem ocorrer em três formatos.
Assembleia presencial
Este é o modelo mais tradicional e conhecido em que os proprietários dos imóveis e moradores se reúnem com os órgãos e responsáveis pela administração do condomínio presencialmente.
Assembléia virtual
Primeiro de tudo, é importante lembrar que desde 2020, se for de comum acordo, a assembleia pode ocorrer virtualmente.
Veja o que diz a lei.
“Art. 1.080-A. O sócio poderá participar e votar à distância em reunião ou em assembleia, nos termos do regulamento do órgão competente do Poder Executivo federal.
Parágrafo único. A reunião ou a assembleia poderá ser realizada de forma digital, respeitados os direitos legalmente previstos de participação e de manifestação dos sócios e os demais requisitos regulamentares”.
Assembléia híbrida
Este modelo abraça ambos os formatos, ocorrendo tanto presencialmente quanto online e ganhou mais espaço após a pandemia da Covid19, quando nem todos os envolvidos pela assembleia se sentiam confortáveis em estar presencialmente na reunião e acabou por se tornar uma ótima alternativa para garantir maior participação.
As assembleias gerais também são divididas de duas formas diferentes, variando de acordo com a leis e normas de determinação, assim como a frequência em que devem ocorrer e os assuntos que devem abordar.
Extraordinária
A Assembleia Geral Extraordinária, ou AGE, não possui qualquer determinação de frequência ou obrigatoriedade, podendo ser convocada sempre que surgir a necessidade de discutir algum assunto referente ao condomínio, mesmo que ele já tenha sido colocado em pauta durante a Assembleia Geral Ordinária.
Uma dica é não fazer muitas AGE´s durante o ano, mas saber usá-la para debater temas menores que estão sendo discutidos pelos moradores para não deixar muitos temas para a AGO.
Alguns temas menores, como a compra de um novo equipamento audiovisual para o salão de festas, podem ser levantados pelos próprios moradores e a apresentação de orçamentos realizada durante a AGE, quando as deliberações podem ser realizadas.
Ordinária
Assembleia Geral Ordinária, ou AGO, é revista por lei e deve ser convocada pelo síndico ao menos uma vez ao ano durante os quatro primeiros meses após o período de um ano de mandato.
Normalmente, os condomínios costumam realizar a AGO entre os meses de fevereiro a maio, podendo variar em decorrência da eleição de síndico anterior, mas nunca devendo deixar de acontecer. Caso o síndico venha a não convocar a assembleia, um quarto dos moradores podem o fazer, ou buscar responsabilização judicial do síndico.
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§ 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Devido a sua grande importância legal e administrativa, o síndico deve se preparar com antecedência para a realização da AGO, garantindo que todas as informações e registros contratuais, financeiros e de manutenção do ano anterior possam ser apresentados, assim como os planos para o ano vigente.
Reunir essas informações, além de previstas por lei, configuram a melhor estratégia para garantir a segurança e estabilidade do condomínio, conhecimento total dos moradores sobre o que foi e será realizado no imóvel e proporciona a possibilidade de reconhecimento e reeleição do síndico.
Convocação
Como já mencionado anteriormente, a convocação da AGO é de responsabilidade legal do síndico e deve ser realizada ao menos uma vez ao ano e necessita de certa atenção aos detalhes.
A Lei nº 6.404 regula e determina que a convocação deve ser comunicada aos condôminos no mínimo três vezes durante o período que antecede a reunião, sendo informados de local, data, hora, ordem do dia e assuntos a serem abordados.
Ano anterior
Como mencionado anteriormente, durante a AGO, o síndico deve apresentar registros administrativos, legais, financeiros e de manutenção do ano anterior.
Financeiro
Registros de despesa do ano anterior, incluindo contas básicas, seguro, salário de funcionários, prestadores de serviços e custos de materiais, obras e manutenções. Também devem ser incluídos registros de mudanças contratuais realizadas pelo síndico que beneficiaram o condomínio.
Manutenção
Deve ser apresentado um registro completo das manutenções e obras realizadas no ano anterior, contando tanto as preventivas quanto as corretivas. Além disso, devem ser informadas as obras realizadas e a necessidade de cada uma.
Mudanças de equipe
Os moradores devem estar cientes de mudanças na equipe do condomínio e ser instruídos a quem recorrer caso seja necessário.
E, embora não seja padrão, é interessante que o momento seja utilizado para reforçar regras e normas do condomínio.
Ano vigente
Como definido por lei, o síndico tem o dever de apresentar um planejamento anual de atividades, manutenções, despesas e propostas de melhoria do condomínio em assembleia durante o início do período de mandato ou ao menos uma vez ao ano.
Manutenção
O planejamento de manutenção anual é determinado e regularizado pela Norma NBR 5674 e define como obrigatória a elaboração de um plano de manutenção e comprovação de atividades realizadas pelo condomínio.
Mas atenção! Para condomínios recentemente entregues (dentro do período de 5 anos), é necessária a atenção do síndico as obrigações contratuais e legais da construtora para com o condomínio dentro de período de garantia, incluindo a entrega de um manual de uso e operação.
Financeiro
Deve ser estipulado com base nos custos do ano anterior uma previsão orçamentária para o ano vigente, levando em conta a revisão e cancelamento de contratos; custos básicos com contas, impostos e funcionários; obras e manutenções preventivas e possíveis corretivas; seguro; possíveis inadimplências e reservas financeiras de emergência e uma previsão de segurança quanto a inflação.
A previsão, além de trazer segurança e transparência, possibilita e justifica o cálculo e reajuste da taxa condominial a ser paga pelos condôminos, além de projetar uma previsão de custo mensal para o condomínio e a avaliação de possíveis economias a serem realizadas.
Votação
É importante que o síndico se atente que o Código Civil prevê a necessidade de uma quantidade mínima de moradores presentes para a realização de votação quanto aos assuntos pertinentes ao condomínio.
Caso em assembleia não haja a presença de moradores necessária, uma nova convocação deve ser realizada para outra data, reforçando a importância da presença de todos.
Se durante a segunda convocação ainda não houver o quorum necessário, as votações devem ocorrer contando apenas com os presentes e a presença mínima ignorada.
“Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quorum especial”.
A necessidade de votação em assembleia pode varias de acordo com os tópicos e temas apresentados. Por exemplo, manutenções preventivas e corretivas que, caso não sejam devidamente realizadas, apresentam riscos à segurança e saúde dos moradores e do condomínio, ou sejam exigidas por lei, não necessitam de votação.
No entanto, obras úteis, que não representam riscos caso não realizadas ou sirvam apenas para agregar valor e facilitar de alguma forma as atividades do condomínio, exigem ao menos 50% mais 1 dos votos a favor para que sejam realizadas.
Algo parecido ocorre com obras voluptuárias, que não apresentam qualquer objetivos além de estéticos, que necessitam de ao menos ⅔ dos votos a favor para serem realizadas.
Também sendo necessário ⅔ dos votos, consta qualquer mudança na Convenção do Condomínio, diferente de alterações no regimento, que necessitam apenas que a maioria se manifeste em favor da mudança.
Eleição ou reeleição do síndico
Caso não haja a necessidade de destituição imediata ou abdicação do cargo durante um mandato, a eleição ou reeleição de síndico deve acontecer na AGO.
Destacando que o síndico não necessariamente precisa ser morador do condomínio, podendo ser síndico profissional contratado por contrato de prestação de serviço.
Eleição
Em relação ao que permite ou não que alguém seja síndico, não existem leis nem normas com pré-requisitos determinantes para o cargo, mas, como é de se esperar, existem certas características recomendadas como disposição, comunicação e organização.
No que diz respeito a candidatura, em situações normais, ela pode ocorrer durante AGO que marca o fim do mandato do síndico anterior. O candidato deve apresentar suas propostas de melhorias e ideias para melhorar e otimizar as atividades do condomínio e participar de votação para assumir o cargo.
Lembrando que o quorum necessário para a eleição do síndico não é previsto por nenhuma lei, ficando sob responsabilidade da convenção do condomínio estabelecer.
Inadimplentes e inquilinos não votem nas eleições para síndico.
Reeleição
A reeleição acontece caso o condomínio se encontre satisfeito com o síndico do mandato anterior e caso não haja outros candidatos ao cargo.
Mas, independente de qualquer coisa, a reeleição não exonera o síndico de apresentar novas propostas e empreendimentos a serem realizados durante o próximo mandato, incluindo a obrigação de apresentar o planejamento anual.
Ademais, é importante destacar que, como determina a lei de condomínios em vigor pelo Código Civil e os artigos 1.347, 1.348 e 1.356, o período de mandato do síndico não pode ultrapassar a marca de dois anos.
Ou seja, um mesmo síndico pode ser reeleito quantas vezes quiser, desde que seja realizada uma reeleição a cada 2 anos e não existe nenhum limite de reeleições estipuladas pela convenção.
Registros e controle de manutenção
Se você quer garantir que não irá faltar nenhuma informação, documento ou registro durante a sua apresentação em assembleia, o ideal é que você conte com softwares, plataformas ou aplicativos que possam reunir e armazenar tudo para você.
Para a sua sorte, nós contamos com duas plataformas completas para registro e controle de atividades de manutenção, administrativas e comunicação interna de condomínios.
Organize meu condomínio
O Organize meu Condomínio é a melhor opção quando se trata da supervisão e comunicação interna do condomínio
Este é um app completo pensado para ajudar no dia a dia do síndico. O app OMC oferece um canal de comunicação direto entre o condomínio e o síndico na aba de comunicação, além de contar com um espaço destinado apenas a encomendas e outro para reservas de espaços e muito mais.
App da Manu
Por fim, para garantir que seu planejamento de manutenção e seus registros e documentos estejam organizados e sempre a mão, é indispensável o uso de um aplicativo para controle de manutenção.
Nossa indicação é o uso do App da Manu. Este app é muito fácil de usar e todos os dados ficam armazenados em nuvem. Você tem agendamentos, registro de ordem de serviço, checklists que te auxiliam a deixar tudo em dia e organizado.
O app desenvolvido pelo Organize meu Condomínio foi completamente pensado em facilitar a vida do síndico e tem foco total em manutenções. Com ele você tem controle total da manutenção de cada condomínio de sua carteira, caso atue como síndico profissional.
Usar um app de controle de manutenção é a melhor maneira de conferir e comprovar que a manutenção do condomínio está em ordem.