O momento da troca de síndico merece muita atenção, pois não é uma tarefa muito fácil. O novo síndico, seja ele um morador, seja uma administradora de condomínios, precisa de muitas informações essenciais para realizar uma administração eficiente do local.

Além do mais, há procedimentos que precisam ser cumpridos para garantir uma transição transparente. Então, confira as informações e os passos mais importantes para planejar a troca de síndico em um condomínio!

Quais são os documentos necessários para a troca de síndico?

Na troca, toda a documentação relacionada ao período que o atual síndico atuou deve estar em dia para que o novo responsável possa iniciar o seu trabalho. Os documentos são:

• comprovantes de pagamentos de contas, com as notas fiscais;

• guias de recolhimento trabalhistas e pagamento de tributos;

• folha de pontos e documentos de funcionários;

• cadastro atualizado de condôminos com endereços e contatos;

• livro de atas;

• cartão do CNPJ;

• convenção condominial e regimento interno;

• livro de registro de empregados e balancetes;

• apólices de seguro;

• laudos de saúde e segurança do trabalho, como PCMSO e PPRA;

• livro de inspeção do trabalho;

• contratos de manutenção, empresas terceirizadas, entre outros;

• plantas do condomínio;

• certificados operacionais e ocupacionais.

A falta de informações ou a dificuldade de acesso a documentos importantes pode ocasionar problemas na gestão, que geram prejuízos aos condôminos e aos colaboradores. Por isso, fique atento aos documentos que precisam ser apresentados!

Quais são os procedimentos necessários para a troca de síndico?

Repasse da documentação para o novo síndico

Todos os documentos deverão ser repassados para a nova gestão, acompanhados de uma listagem que conste detalhadamente tudo o que deve ser entregue, assim, perdas ou erros são evitados. Essa relação deve ser protocolada pelo síndico.

Solicitação da entrega de documentos ausentes

Se a gestão anterior deixar de entregar algum documento, comunique o não recebimento e solicite-o amigavelmente. Se mesmo assim o documento não for entregue após um prazo estabelecido, entre com uma ação de busca e apreensão.

Pedido de esclarecimentos ao constatar irregularidade

No caso de constatação de irregularidades, o novo síndico deve solicitar ao anterior as informações necessárias. Caso a justificativa não seja plausível, a situação deverá ser apresentada ao conselho do condomínio por meio de uma auditoria externa com aprovação em assembleia.

Promoção do diálogo entre a atual e a antiga gestão

Esse momento é indispensável para a troca de informações, pois permite que o novo síndico comece bem a administração do condomínio. Também é ideal que o novo responsável vivencie a rotina enquanto ainda ocorre a troca. Com isso, ele pode acompanhar o que acontece e se adaptar melhor aos processos do condomínio.

Uso de um sistema integrado de gestão

Uma maneira de evitar problemas na troca de síndico em um condomínio é utilizando um sistema de gestão integrado. Como o maior problema na mudança é a falta de informações, com um sistema, todas elas estarão organizadas, atualizadas e serão disponibilizadas a qualquer momento para o novo responsável.

O síndico tem uma função essencial na administração do condomínio. Por isso, até mesmo na hora de planejar a troca de síndico, ele deve manter o bom funcionamento de tudo e fazer a transição da melhor forma possível.

E aí, você quer ser síndico? Então, confira um de nosso posts que trata sobre o assunto!