Quer saber como planejar a troca de síndico em um condomínio?

Além do mais, há procedimentos que precisam ser cumpridos para garantir uma transição transparente. Então, confira as informações e os passos mais importantes para planejar a troca de síndico em um condomínio!

Quais são os documentos necessários para a troca de síndico?

Na troca, toda a documentação relacionada ao período que o atual síndico atuou deve estar em dia para que o novo responsável possa iniciar o seu trabalho. Os documentos são:

• comprovantes de pagamentos de contas, com as notas fiscais;

• guias de recolhimento trabalhistas e pagamento de tributos;

• folha de pontos e documentos de funcionários;

• cadastro atualizado de condôminos com endereços e contatos;

• livro de atas;

• cartão do CNPJ;

• convenção condominial e regimento interno;

• livro de registro de empregados e balancetes;

• apólices de seguro;

• laudos de saúde e segurança do trabalho, como PCMSO e PPRA;

• livro de inspeção do trabalho;

• contratos de manutenção, empresas terceirizadas, entre outros;

• plantas do condomínio;

• certificados operacionais e ocupacionais.

A falta de informações ou a dificuldade de acesso a documentos importantes pode ocasionar problemas na gestão, que geram prejuízos aos condôminos e aos colaboradores. Por isso, fique atento aos documentos que precisam ser apresentados!

Quais são os procedimentos necessários para a troca de síndico?

Repasse da documentação para o novo síndico

Todos os documentos deverão ser repassados para a nova gestão, acompanhados de uma listagem que conste detalhadamente tudo o que deve ser entregue, assim, perdas ou erros são evitados. Essa relação deve ser protocolada pelo síndico.

Solicitação da entrega de documentos ausentes

Se a gestão anterior deixar de entregar algum documento, comunique o não recebimento e solicite-o amigavelmente. Se mesmo assim o documento não for entregue após um prazo estabelecido, entre com uma ação de busca e apreensão.

Pedido de esclarecimentos ao constatar irregularidade

No caso de constatação de irregularidades, o novo síndico deve solicitar ao anterior as informações necessárias. Caso a justificativa não seja plausível, a situação deverá ser apresentada ao conselho do condomínio por meio de uma auditoria externa com aprovação em assembleia.

Promoção do diálogo entre a atual e a antiga gestão

Esse momento é indispensável para a troca de informações, pois permite que o novo síndico comece bem a administração do condomínio. Também é ideal que o novo responsável vivencie a rotina enquanto ainda ocorre a troca. Com isso, ele pode acompanhar o que acontece e se adaptar melhor aos processos do condomínio.

Uso de um sistema integrado de gestão

Uma maneira de evitar problemas na troca de síndico em um condomínio é utilizando um sistema de gestão integrado. Como o maior problema na mudança é a falta de informações, com um sistema, todas elas estarão organizadas, atualizadas e serão disponibilizadas a qualquer momento para o novo responsável.

O síndico tem uma função essencial na administração do condomínio. Por isso, até mesmo na hora de planejar a troca de síndico, ele deve manter o bom funcionamento de tudo e fazer a transição da melhor forma possível.

E aí, você quer ser síndico? Então, confira um de nosso posts que trata sobre o assunto!