Como usar e implantar um app para o seu condomínio

O uso de um sistema de gestão e um aplicativo para condomínios se tornou ferramenta obrigatória no dia a dia de muitos síndicos. A forma como os sistemas auxiliam na organização e controle de tarefas, datas importantes, comunicação interna, além do ganho em segurança que proporcionam para o condomínio, faz com que após pouco tempo de uso síndicos e moradores não consigam mais viver sem eles. Mas, como toda mudança, a implantação de um aplicativo para condomínios nos obriga a repensar alguns hábitos e fazer as coisas de forma diferente, o que no início nos tira da zona de conforto. Para minimizar essa fricção e tornar a implantação do sistema o mais tranquilo possível, listamos algumas dicas de como trazer o sistema para seu condomínio.

Comunicação constante

Envolver os moradores desde as primeiras etapas da implantação do aplicativo para condomínios é muito importante. Informar conselheiros, moradores e funcionários dessa necessidade, dos benefícios que o sistema trará e de como a implantação impactará nos procedimentos internos fará com que todos comecem a se preparar desde cedo para a mesma. Quanto mais cedo todos forem informados, mais envolvidos no processo se sentirão, e menor será o risco de trazerem objeções para a mudança.

Início pelo síndico

É sempre importante que o síndico comece implantando as ferramentas de administração do condomínio, para ir se familiarizando com o novo sistema. Assim ele poderá conhecer todas as suas funcionalidades, tirar eventuais dúvidas com o desenvolvedor e ter uma visão geral de todos os benefícios que o sistema poderá trazer.

Foco nos benefícios

Ao comunicar que o aplicativo para condomínios será implantado, é sempre importante mostrar para os moradores os benefícios que o sistema irá trazer para todos. Mais segurança no acesso ao condomínio, praticidade para as reservas de áreas comuns e recebimento de encomendas, comunicação com a administração e entre os próprios moradores, entre outros. Assim, todos terão sempre em mente que mesmo precisando mudar alguns hábitos, será por um ótimo motivo.

Começar rodando em paralelo

Um bom aplicativo para condomínios irá substituir uma série de cadernos, pranchetas e folhas soltas, que até então registravam encomendas, reservas e ocorrências. Mas no início, é sempre válido manter as formas antigas em paralelo ao sistema, como um backup de segurança. Enquanto funcionários e moradores se adaptam ao novo controle eletrônico, ter essa redundância evita que erros iniciais causem problemas para os usuários. Além disso, mostra para quem faz esse controle o quanto o sistema eletrônico é mais prático e eficiente.

Definir datas limites

Após todos serem comunicados que a implantação do sistema está ocorrendo e terem um prazo para usar o sistema antigo em paralelo, o síndico precisa definir datas a partir das quais as funções estarão disponíveis somente pelo sistema.

Isso vale para as reservas de áreas comuns, registro de ocorrências e envio de comunicação interna. Nesse momento, tanto o síndico quanto o fornecedor do sistema deverão estar atentos para treinar e tirar dúvidas de alguns usuários tardios.

A implantação de um sistema e aplicativo para condomínios impacta no dia a dia de muitas pessoas, então deve ser feito com planejamento e cuidado necessários. Uma empresa com grande experiência na área e que possua uma equipe de suporte capaz de facilitar essa transição é sempre uma excelente parceira para esse momento inicial.

Sem dúvida, em pouco tempo todos os usuários comprovarão os inúmeros benefícios que o sistema traz, e será impossível voltar a viver sem um bom aplicativo para condomínios.

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