Controle financeiro do condomínio: Tudo o que o síndico precisa saber

Controle financeiro do condomínio: Tudo que o síndico precisa saber.

As contas financeiras do Condomínio devem fechar e, por esse motivo, os Síndicos devem se valer de todas as formas possíveis para que os condôminos mantenham a regularidade de suas obrigações financeiras perante o condomínio. Ao agir de forma proativa, o Síndico contribuirá diretamente para a preservação patrimonial de todos os condôminos.

Comparando com uma empresa comum estaríamos falando das conhecidas “Contas à Receber”.

Leis

Como em todas as relações obrigatórias, a fundamentação e o amparo legal devem sempre estar presentes e observados quanto à sua adequação. Para darmos seguimento a esta abordagem, destacamos os seguintes artigos do Código Civil.

O Código Civil, Lei nº 10,406/2002: Nos artigos. 1336 e 1.348 estabelece as obrigações dos condôminos e dos síndicos.

O inciso I, artigo 1.336 do Código Civil: É dever do condômino contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção. Já o parágrafo primeiro prevê que o condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito os juros moratórios convencionados, ou não sendo previstos, os de 1% ao mês e multa de 2% (dois por cento) sobre o débito.

O inciso VII, do art.1.348 do Código Civil: Atribui ao síndico a responsabilidade pela cobrança das contribuições condominiais. Isso envolve a criação de um sistema de cobrança claro e eficiente, que inclui o envio regular de boletos ou avisos de pagamento aos condôminos, estabelecendo prazos para pagamento e fornecendo informações detalhadas sobre como as cotas são utilizadas para benefício de todos.

Lembrando que, em se tratando de condomínio, os atos e procedimentos também deverão ter amparo na Convenção e no Regimento Interno.

Inadimplência

Em casos de inadimplência, o síndico deve tomar medidas apropriadas para lidar com a situação. Isso pode incluir notificações formais aos condôminos em débito, aplicação de multas previstas na convenção do condomínio, negociação de acordos de pagamento parcelado ou, em último caso, ação judicial para reaver os valores devidos.

A importância financeira da cobrança das cotas condominiais não pode ser subestimada. Quando os condôminos não pagam suas cotas em dia, o condomínio enfrenta dificuldades financeiras, o que pode levar a atrasos em manutenções necessárias, diminuição da qualidade dos serviços oferecidos e até mesmo a desvalorização do patrimônio de todos os moradores.

Obrigações do síndico

Em resumo, a obrigação do síndico de manter em dia a cobrança das cotas condominiais é fundamental para a sustentabilidade financeira do condomínio e para garantir um ambiente seguro e bem cuidado para todos os moradores. Um síndico experiente entende a importância desse aspecto e adota medidas eficazes para administrar as finanças do condomínio de maneira transparente e responsável.

Tema frequentemente abordado é a cobrança de honorários advocatícios quando são celebrados acordos e parcelamentos extrajudiciais. Como o acima mencionado art.1.348 do Código Civil não traz nenhuma disposição em contrário, portanto, não há qualquer impeditivo para que o síndico transfira a sua obrigação de cobrar para terceiros.

Na lei reside o fato de que, em relação privada, a forma não defesa (proibida) é lícita. Em outras palavras, e essas muito conhecidas de todos, “o que não é proibido, é permitido”. O que se vê na prática é a inclusão do assunto contratação de advogados para as cobranças de taxas condominiais, prevendo, inclusive, a forma de remuneração (honorários de êxito), assim, nenhum condômino poderá alegar desconhecimento e/ou questionar a legalidade e obrigatoriedade de pagar honorários quando estiver em débito com suas obrigações condominiais.

Desde quando entrou em vigor o Código de Processo Civil de 2015, o débito de taxa condominial é considerado um título executivo extrajudicial (art.784, Inciso VIII). Nesse período de 08 (oito) anos todos vem experimentando da grande facilidade que suprimiu todo o andamento do processo judicial, iniciando diretamente na execução.

Para fins de cobrança é muito importante adotar o instrumento da confissão de dívida devidamente assinado pelas partes. Isso gera um negócio jurídico entre as partes. Na esteira das tecnologias que vem surgindo, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, especificamente em seu artigo 10, considera para todos os fins legais, documentos públicos e particulares, assinados através dos meios eletrônicos – assinatura digital.

Em julho de 2023 mais uma novidade foi incorporada ao Código de Processo Civil, o parágrafo quarto do artigo 784, dispensa a assinaturas das duas testemunhas, para de fins de constituição de títulos executivos. Através de plataformas de assinaturas digitais o documento assinado apenas pelas partes devedora e credora, já produzirá efeitos executivos.

Para relembrar os bons tempos do latim, uma expressão que é sempre mencionada quando se trata de taxa condominial é “PROPTER REM”, que significa “por causa da coisa”. Não há taxa condominial sem um imóvel em condomínio, assim, não é possível dissociar a obrigação da propriedade. Por tempo infinito as duas caminharão juntas. Assim a dívida segue aderida ao bem, inclusive nos casos de mudança de propriedade. Isso justifica a máxima: “Quem compra assumirá toda a dívida”.

Planejamento financeiro e controle

A taxa condominial não deve nunca ser vista como uma penalidade ou uma obrigação em si. Ela deve ser justificada como extremamente necessária para a continuidade do condomínio, tanto em relação à manutenção, quanto à operação e administração. Neste sentido, vale muito a pena divulgar, de forma pormenorizada, todos os gastos “invisíveis”, mas que são extremamente necessários para o perfeito andamento do condomínio.

Como exemplo de despesas invisíveis podemos citar os juros e multas pagos pelo condomínio que pagar em atraso suas obrigações, justamente, porque o condômino deixou de pagar a sua parcela dentro do prazo previsto.

É desafiador e impactante para o síndico saldar as obrigações do condomínio quando não dispõe dos recursos que haviam sido estimados ou orçados. A falta de pagamentos pelo Condomínio poderá impactar na sua reputação perante os prestadores de serviços e/ou fornecedores, empregados, terceirizados. Imaginem como seria viver em um ambiente sem limpeza, segurança, manutenção de áreas comuns. Lembrando que o termo manutenção não deve ser lido como conserto, mas no sentido de manter e mais ainda, manter continuamente, dia após dia, mês após mês.

A manutenção preventiva ou corretiva é necessária, desgastes de infraestrutura ou segurança poderão levar a acidente e, como consequência, a despesas com indenizações (mais um exemplo de gasto invisível).

No longo prazo a falta de recursos financeiros tende a trazer resultados ainda mais graves, a desvalorização do bem. Edifícios com fachada malconservada, com os portões não automatizados, falta de circuito interno de monitoramento, impactam diretamente no mercado imobiliário.

A inexistência de recursos financeiros em um condomínio é um importante gatilho para desavenças entre os condôminos. De um lado aqueles que estão em dia com suas obrigações e que, portanto, esperam e com razão que o condomínio entregue as contrapartidas. Do outro lado os condôminos inadimplentes que, se valem da baixa multa de 2% (dois por cento) para se alavancar financeiramente em cima de um baixo custo financeiro.

A cobrança efetiva, além de garantir a plena fruição do direito sobre a propriedade, tem, de forma indireta um caráter educacional, mostrar ao inadimplente que o condomínio não deve ser o último dos boletos a ser quitado, porque a multa até pode ser baixa, mas existem outros encargos que elevam, e muito, o valor desta dívida.

Ferramentas e novas tecnologias

O síndico tem como ferramentas para o seu exercício profissional, a elaboração de um orçamento anual realista, acompanhando de um monitoramento contínuo e criterioso das despesas e das receitas. E para isso deve adotar uma postura de especial atenção para uma cobrança eficaz e soluções alternativas para eventuais desafios financeiros. Buscar sempre por uma situação financeira segura e confortável para o condomínio e, em indiretamente, garantir benefícios para os próprios condôminos.

As novas tecnologias nas formas de pagamento também têm sido importantes aliados para os recebimentos de taxas condominiais. PIX, QR Code, Códigos de Barras flexibilizaram os meios de pagamentos que ficam disponíveis 24 horas por dia, com isso, o condômino tem a sua disposição facilidade para efetuar o pagamento, evitando com isso, o atraso e a incidência pela mora.

Adotar a comunicação e a divulgação de informações tem sido um grande trunfo. Os meios de comunicação em massa – publicações em mídia de elevadores, Whatsapp, Telegram, aplicativos próprios dos condomínios, dentre outros – antecipam explicações sobre os eventuais rateios e ou repasses extraordinários, mitigando a necessidade dos incontáveis atendimentos pessoais para aqueles que vivem buscando informações mais detalhadas.

Abordagens de cobrança

Deixando de lado a informação e a informática, ainda é importantíssimo manter a pessoalidade, a empatia, a forma respeitosa e flexível para a negociação. Ao praticar a empatia é muito fácil perceber que pessoas comuns não gostam de ficar devendo. Muitas vezes a vergonha é um fator muito importante e que causa resistência para o devedor dar o primeiro passo para a negociação. Voltando a informação, que deve sempre ser proativa e nunca reativa, divulgar que existem canais e meios para facilitar a quitação de débitos é também uma ferramenta que deve ser explorada para que o financeiro do condomínio esteja sempre em dia. O devedor contumaz é um tipo que deve ser tratado com “carinho especial”. Deve ver na cobrança amigável uma forma de aprender a ter controle financeiro e saber que para viver em comunidade é preciso pagar por isso.

Os demais devedores, com perfil negligente é aquele que simplesmente esquece de pagar, esse não age com má-fé, então a negociação é bastante simples e objetiva. O devedor ocasional quase nunca fica devedor, porém, sofre influências financeiras externas e, vez ou outra, não consegue pagar nas datas corretas. A negociação também é bastante simples e objetiva.

Conclusão

E por fim, repisando a questão já abordada de que o condomínio não pode ser considerado como uma dívida barata, trazemos os fundamentos legais, previstos no Código Civil, para a cobrança da dívida com a inclusão dos honorários dos advogados:

Art. 389. Não cumprida a obrigação, responde o devedor por perdas e danos, mais juros e atualização monetária segundo índices oficiais regularmente estabelecidos, e honorários de advogado.

Art. 395. Responde o devedor pelos prejuízos a que sua mora der causa, mais juros, atualização dos valores monetários segundo índices oficiais regularmente estabelecidos, e honorários de advogado. (grifos da transcrição).

Ter contrato com um advogado ou um escritório de advocacia, é uma opção muito valiosa, garante ao Condomínio, ao Síndico e todos os envolvidos, um aconselhamento efetivo, para que todos entendam os seus direitos e as suas obrigações, além de identificar todas as alternativas e as opções legais.

Além de fazer, o importante é fazer muito bem feito!

Acesse o link e participe de nossa comunidade de síndico no whatsapp, onde você poderá trocar experiências com síndicos e especialistas de todo o país sobre gestão e manutenção e participar da decisão de futuros bate-papos. (Aqui)

Rogerio Mondin Pissinati
OAB/SP nº 160.990

https://freitasmarins.com.br/
https://www.linkedin.com/company/freitas-marins-adv/