O que é uma assembleia virtual e como fazê-la?

Devido a pandemia de Coronavírus, tivemos que mudar a nossa rotina diária e a assembleia virtual se tornou uma solução para os condomínios.

Como o Coronavírus - que provoca a doença Covid-19 - é muito contagioso, é importante que todos sigam as recomendações de isolamento social, evitando qualquer tipo de aglomeração.

Por esse motivo, a realização das assembleias presenciais precisaram ser canceladas, o que pegou síndicos, administradoras e condôminos preocupados.

Vale dizer que nos primeiros meses do ano acontecem Assembleias Gerais Ordinárias, que são compostas por pautas que precisam da aprovação de contas, além da escolha do síndico.

Ou seja, o cancelamento das assembleias presenciais deixou todos os envolvidos sem saber o que fazer para dar andamento nessas decisões, que são extremamente importantes.

Felizmente, graças a tecnologia, é possível utilizar um recurso que se tornou uma ótima solução para este momento: a assembleia virtual.

Você quer saber mais sobre o que é e como fazer uma assembleia virtual? Continue a leitura e confira!

O que é uma Assembleia Virtual?

Também conhecida como assembleia digital, a assembleia virtual nada mais é do que uma reunião realizada para que condôminos participem para falar sobre questões relacionadas ao condomínio, mas isso é feito de maneira virtual, fazendo o uso da internet.

Entenda que a assembleia virtual tem o mesmo objetivo que uma assembleia presencial, porém ela é realizada de maneira online.

Mas como é possível fazer isso?

Vamos detalhar melhor como uma assembleia virtual pode ser feita, mas, por enquanto, saiba que ela pode ser realizada pelo site ou aplicativo do condomínio, por algum software ou aplicativo da administradora, ou até mesmo por alguma ferramenta de vídeo chamada, como o Zoom e o Google Meet. Mas o ideal mesmo é usar uma plataforma / app para assembleia virtual, nosso dia é usar o Organize meu Condomínio, pois lá você tem o registro de presença e votação, seguindo o que é estabelecido pela legislação brasileira e pode até gravar a assembleia.

Durante a realização da assembleia digital, todos os atos devem ser seguidos da mesma maneira que acontece no encontro presencial:

Convocação;
Uso de procuração;
Assinatura da lista de presença para assegurar quem realmente está participando. Isso pode ser feito com um certificado digital, sistema criptografia ou autenticação de IP;
Eleição de presidente;
Secretário;
Deliberação dos itens da pauta para votação.

A assembleia deve ser gravada e, depois da sua realização, é feito registro em cartório e a distribuição da ata para os condomínios - moradores do condomínio.

Quando se trata de assembleia virtual, existe mais uma coisa muito importante que você precisa saber: existem algumas modalidades diferentes desse tipo de assembleia.

De acordo com cada administradora, a maneira da assembleia ser realizada pode variar. Veja os exemplos a seguir:

Online:
Nesta opção a assembleia acontece ao vivo - como uma "live" -, sendo realizada com o uso de uma ferramenta de videochamada, ou através de algum sistema, onde as pessoas que irão participar devem digitar, como se fosse um chat.
Digital - Aberta:
Neste outro caso, a assembleia dura mais de um dia, sendo mais parecida com o conceito da assembleia presencial aberta. Ela é feita em ambiente digital - que pode ser o site ou app - e as pessoas devem fazer o acesso dentro do prazo para participar.
Híbrida - Ao Vivo:
Aqui estamos falando de uma opção onde a assembleia presencial acontece em paralelo a virtual - de maneira online - e os debates são feitos ao vivo.
Híbrida - Aberta:
Por fim, esta opção utiliza o conceito da assembleia digital aberta para fazer uma discussão prévia para a realização presencial. Os itens que estão em pauta são debatidos, a votação é realizada e as produções podem ser geradas e, somente depois, são levadas a assembleia presencial.

Quer dicas para fazer sua primeira assembleia virtual?

Para que a assembleia virtual seja realizada de maneira correta, existem algumas dicas que podem te ajudar.

Antes de saber quais são elas, é importante saber que manter a transparência e a clareza são coisas essenciais. Além disso, também é necessário que tudo seja planejado e feito com muita organização.

Confira a seguir algumas dicas importantes para realizar uma assembleia virtual de maneira eficaz.

1. Explique ao síndico como funciona a assembleia virtual

A primeira coisa importante a se fazer é falar com o seu síndico e explicar exatamente como a assembleia virtual funciona.

Fale sobre a importância da organização e explique o processo desde a execução até o registro em cartório, sempre tirando todas as dúvidas do síndico.

Afinal de contas, ele precisa compreender muito bem o processo para que possa divulgar a realização da assembleia para os condôminos.

Vale destacar que por mais que a convocação e a coleta de votos online sejam feitas pela administradora do condomínio, é extremamente importante que o síndico também saiba quais são os procedimentos.

Isso porque é muito mais rápido e prático se ele mesmo puder tirar dúvidas dos condôminos, sem que precise enviá-las para a administradora. O que demoraria mais tempo.

2. Atente-se ao edital da convocação

Tenha muita atenção ao edital da convocação. Não importa se a assembleia será na modalidade híbrida ou totalmente online, o edital continua sendo uma parte muito importante do processo.

Para que os votos sejam coletados de forma segura, todas as questões da assembleia precisam ficar muito claras para todos os participantes.

Logo, estas questões precisam ser detalhadas no edital da convocação. Algumas delas são:

Período da realização da assembleia:
A assembleia virtual pode ser realizada durante vários dias ou semanas, diferente do modelo presencial. Portanto, é importante que essa informação esteja bem clara no edital, incluindo a data de abertura para discussões, captação dos votos e encerramento da votação.

Tipo de assembleia:
Informe qual é o tipo de assembleia, ou seja, se ela é Ordinária, Extraordinária ou Simples, além de também deixar claro se ela será realizada de forma híbrida ou não.

Explique o processo:
Lembre-se de que este é um novo processo. Logo, é importante garantir que todos que participarão da assembleia virtual receberam as orientações corretas sobre como utilizar as ferramentas necessárias, além dos processos para as tomadas de decisões.

3. Clareza nos itens de pauta

Se os condôminos tiverem dúvidas sobre o processo ou pauta, eles não se sentirão seguros ao fazer uma escolha. Portanto, quando for divulgar os itens de pauta, mantenha a clareza no texto e também nas opções para o voto.

É importante que os itens da pauta tenham todos os detalhes necessários. Deixe claro o que está sendo votado.

Você pode incluir fotos, imagens e o que mais for preciso para deixar claro as informações e, dessa maneira, fazer com que o condômino sinta-se seguro e confortável para tomar as suas decisões.

Vale dizer que se você faz apresentações para realizar a assembleia presencial, também pode fazer a mesma coisa na assembleia virtual.

Quanto mais clareza você tiver no compartilhamento das informações, melhor será para todos que participarem da assembleia.

4. Tire as dúvidas rapidamente

Os condôminos terão perguntas a fazer e você precisará tirá-las o mais rápido possível para que a assembleia não perca o foco.

No momento da votação, eles poderão fazer comentários sobre cada um dos itens da pauta. Portanto, seja claro nas respostas, já que várias pessoas podem ter a mesma dúvida.
Durante o período de votação, os condôminos podem fazer comentários em cada item de pauta. Seja ágil e claro nas respostas, afinal suas respostas podem sanar dúvidas de muitas outras pessoas.

5. Explique como funciona a apuração de votos

Ao elaborar o edital de convocação, também é importante que síndico e administradora deixem muito claro como funciona a apuração de votos.

Ao finalizar a assembleia, todos os votos coletados serão juntados, incluindo os enviados online e os presenciais.

Atenção: não esqueça que cada unidade do condomínio pode dar um voto em cada pauta levantada.

Portanto, é muito importante que você se certifique de que não existem repetições de votos, já que diferentes pessoas que moram na unidade podem querer votar na mesma pauta.

Outra coisa muito importante é que a lista de presença da assembleia seja assinada por todos os participantes.

6. Etapa de coleta de documentos e registro no cartório

Por último, mas não menos importante, existe a etapa de coleta de documentos e o registro no cartório.

Esse processo é bem simples, desde que todas as etapas sejam seguidas de maneira correta, sendo elas:

Edital de convocação com informações claras: Como já citado no artigo, é fundamental que o edital de convocação tenha informações claras, o que inclui: qual é o tipo de assembleia, como utilizar as ferramentas necessárias, como será feita a coleta de votos, explicação do processo de apuração e assim por diante.
Espaço para discussão sobre as pautas: É importante que durante a assembleia virtual tenha um momento reservado para discussão e pareceres sobre as pautas.
Além disso, também é necessário imprimir alguns desses pareceres nas pautas, para comprovar que existiu a discussão sobre o assunto.
Procuradores da assembleia: Outra etapa muito importante é dos procuradores estarem munidos das permissões - que devem estar assinadas - para representar os condôminos que votaram online.
Lista de presença: A lista de presença da assembleia virtual é tão importante quanto a que acontece presencialmente.

Logo, também é essencial que ela identifique e relacione os moradores e seus documentos às suas unidades.
Apuração dos votos: A apuração dos votos deve ser feita de maneira muito minuciosa, para que assim seja certificado que os quoruns (número mínimo de pessoas presentes na assembleia) necessários para cada pauta foram alcançados.

Além disso, também é necessário juntar os votos e identificar se são presenciais ou online (por procuração).

Esses documentos, junto com a ata da assembleia virtual, deverão ser utilizados para o registro da mesma no cartório.

Conclusão

A assembleia virtual está sendo uma grande solução para os condomínios devido a pandemia de coronavírus.

Como precisamos evitar qualquer tipo de aglomeração, realizar reuniões online se tornou a melhor opção nos dias atuais.

Portanto, a assembleia virtual é sim eficiente para os condomínios e pode ser aplicada, desde que todo o processo seja feito corretamente.

Agora que você já sabe o que é e como fazer uma assembleia virtual, caso essa solução ainda não tenha sido aplicada em seu condomínio, comece agora mesmo a considerar esta opção.

Esperamos que tenha gostado do conteúdo e que muitas das suas dúvidas sobre o tema tenham sido esclarecidas!

Veja o que diz a legislação: