Visitantes indesejados: como evitar desgastes desnecessários?
Todo síndico com alguma experiência sabe a dor de cabeça que é lidar com visitantes indesejados.
Esses visitantes podem ser:
- visitas não cadastradas,
- moradores de fato mas não de direito,
- amigos de moradores que se acostumam a entrar sem serem autorizados,
- ex-moradores que querem fazer uso de um direito que não possuem mais,
- prestadores de serviço atuais ou antigos que querem entrar para vender seus serviços informalmente, ou mesmo para colocar propagandas indevidamente,
- e mesmo ladrões que se fazem passar por prestadores de serviços ou por moradores “desligados”.
Para lidar com esses e outros casos, é preciso sempre rever procedimentos, afinar a segurança e estar alerta. Mas muitas vezes isso não é tão fácil. Os funcionários mudam, as empresas relaxam, e o síndico por vezes se vê sozinho, num mato sem cachorro.
Isso sem contar o desgaste que é lidar com moradores que insistem (inclusive pessoalmente) em tentar cadastrar como moradores indivíduos que não moram no condomínio. Ou autorizar a usar a piscina e a academia para visitantes que simplesmente chegam e “tomam” conta do local.
Automatizar o cadastro
Uma forma de evitar tantos desgastes é automatizar o cadastro dos novos moradores. Fazer com que o morador atual tenha que fornecer os dados e os documentos dos seus indicados antes que eles cheguem a ser barrados pela portaria.
Claro, pode-se fazer o cadastro manualmente. Mas para isso é preciso organização, espaço e constante atualização. Muitas portarias não têm esse espaço. Muitos escritórios localizam-se distantes das portarias. Os funcionários não costumam ser muito organizados. Isso faz com que tudo recaia em poucas pessoas. Zelador e síndico, na maioria das vezes.
Mas, como fazer isso num condomínio com alta rotatividade de moradores? Em que todo mês surgem novos proprietários, ou em que os locatários parecem mudar a toda hora? Como evitar que os novos moradores sejam barrados e criem desconforto na portaria (onde acontece de tudo)?
Para isso, não basta o uso de planilhas de Excel para cadastro. Não bastam pastas para guardar documentos fornecidos pelos moradores. É preciso algo mais fácil e simples de usar. Algo que independa do funcionário da administração (quando é interna).
Todo síndico com alguma experiência sabe a dor de cabeça que é lidar com visitantes indesejados.
Esses visitantes podem ser:
- visitas não cadastradas,
- moradores de fato mas não de direito,
- amigos de moradores que se acostumam a entrar sem serem autorizados,
- ex-moradores que querem fazer uso de um direito que não possuem mais,
- prestadores de serviço atuais ou antigos que querem entrar para vender seus serviços informalmente, ou mesmo para colocar propagandas indevidamente,
- e mesmo ladrões que se fazem passar por prestadores de serviços ou por moradores “desligados”.
Para lidar com esses e outros casos, é preciso sempre rever procedimentos, afinar a segurança e estar alerta. Mas muitas vezes isso não é tão fácil. Os funcionários mudam, as empresas relaxam, e o síndico por vezes se vê sozinho, num mato sem cachorro.
Isso sem contar o desgaste que é lidar com moradores que insistem (inclusive pessoalmente) em tentar cadastrar como moradores indivíduos que não moram no condomínio. Ou autorizar a usar a piscina e a academia para visitantes que simplesmente chegam e “tomam” conta do local.
Automatizar o cadastro
Uma forma de evitar tantos desgastes é automatizar o cadastro dos novos moradores. Fazer com que o morador atual tenha que fornecer os dados e os documentos dos seus indicados antes que eles cheguem a ser barrados pela portaria.
Claro, pode-se fazer o cadastro manualmente. Mas para isso é preciso organização, espaço e constante atualização. Muitas portarias não têm esse espaço. Muitos escritórios localizam-se distantes das portarias. Os funcionários não costumam ser muito organizados. Isso faz com que tudo recaia em poucas pessoas. Zelador e síndico, na maioria das vezes.
Mas, como fazer isso num condomínio com alta rotatividade de moradores? Em que todo mês surgem novos proprietários, ou em que os locatários parecem mudar a toda hora? Como evitar que os novos moradores sejam barrados e criem desconforto na portaria (onde acontece de tudo)?
Para isso, não basta o uso de planilhas de Excel para cadastro. Não bastam pastas para guardar documentos fornecidos pelos moradores. É preciso algo mais fácil e simples de usar. Algo que independa do funcionário da administração (quando é interna).
Já pensou em usar um sistema para controlar seus visitantes, veja mais aqui
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